1. Cine suntem
Operatorul datelor este SECUND AI AUTOMATIONS, întreprindere individuală înregistrată în Germania, al cărei titular este Albert Cristian Crăciun, cu sediul în Untere Kirchgasse 17, 97318 Kitzingen, Germania, cod de TVA UE DE463884018 („Secund”, „noi”).
Ne puteți scrie oricând la contact@secund.ro, sau ne puteți suna la +49 1522 6194788.
Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor. Pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră, scrieți la adresa de mai sus.
2. Ce acoperă politica
Politica acoperă datele pentru care Secund este operator:
- datele utilizatorilor platformei de pe secund.ro, adică ale administratorilor și agenților din agențiile imobiliare care au cont;
- datele de facturare ale agențiilor;
- datele tehnice ale persoanelor care vizitează secund.ro;
- datele primite când o agenție își conectează pagina de Facebook, contul de Instagram sau calendarul Google;
- mesajele pe care ni le trimiteți.
Politica explică și ce se întâmplă cu datele oamenilor care scriu agențiilor și cu datele din automatizările construite pentru clienți. Pentru acestea, clientul este operator, iar noi lucrăm în numele lui (secțiunile despre datele oamenilor care scriu agențiilor și despre automatizări).
3. Ce date prelucrăm
- Contul: numele, adresa de email, parola (pe care nu o păstrăm în clar), rolul (administrator sau agent), agenția, data creării contului, versiunea termenilor acceptată și momentul acceptării, iar dacă îl dați, numărul dumneavoastră de Whatsapp pentru alerte.
- Invitațiile în echipă: adresa de email a persoanei invitate, rolul ales, administratorul care a trimis invitația și data expirării.
- Datele agenției și setările: denumirea agenției, adresele la care primește alertele, automatizările pornite, conexiunile făcute și cheile de acces, păstrate criptat.
- Activitatea în platformă: jurnalul acțiunilor importante (cine, ce, când), istoricul rulărilor automatizărilor (doar starea și numerele, fără conținut) și consumul lunar.
- Facturarea: denumirea firmei, adresa de facturare, codul fiscal, adresa de email pentru facturi, planul, starea abonamentului, plățile și facturile. Datele cardului le prelucrează Stripe; noi nu vedem numărul cardului.
- Date tehnice: adresa IP, tipul browserului, momentul accesului și fișierele cookie de sesiune.
- Mesajele către noi: conținutul emailurilor și datele de contact.
4. De ce prelucrăm datele și pe ce temei
- Crearea și administrarea conturilor și furnizarea platformei către agenție: interesul legitim al Secund și al agenției ca oamenii desemnați de agenție să folosească serviciul contractat (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR); când utilizatorul este chiar partea contractului, executarea contractului (lit. b)).
- Facturarea, încasarea și contabilitatea: executarea contractului (lit. b)) și obligațiile legale fiscale și contabile (lit. c)).
- Dovada acceptării termenilor: interesul legitim de a putea dovedi contractul (lit. f)).
- Securitatea platformei și prevenirea abuzurilor: interesul legitim (lit. f)).
- Emailurile despre serviciu (invitații, resetarea parolei, alerte, limite, schimbarea termenilor): executarea contractului și interesul legitim (lit. b) și f)). Nu trimitem emailuri de marketing.
- Suportul și răspunsul la cereri, precum și apărarea unor drepturi în instanță: interesul legitim (lit. f)).
Când temeiul este interesul legitim, vă puteți opune oricând. La cerere, vă explicăm cum am cântărit interesul nostru față de drepturile dumneavoastră.
5. Cât timp păstrăm datele
- Contul: cât timp există; la ștergerea contului, datele se șterg imediat, iar din copiile de siguranță ale serverului dispar în cel mult 7 zile.
- Invitațiile: până la acceptare, anulare sau expirare (7 zile).
- Datele de facturare și facturile: 10 ani, cât cere legea fiscală din Germania.
- Dovada acceptării termenilor: 3 ani de la încetarea contractului.
- Jurnalul acțiunilor și istoricul rulărilor: 12 luni.
- Jurnalele tehnice ale serverului: 30 de zile.
- Cheile de acces la alte servicii: până la deconectare sau până la ștergerea contului.
- Mesajele către noi: 2 ani.
- Copiile de siguranță ale serverului: 7 zile.
6. Cui transmitem datele
Furnizorilor care ne ajută să prestăm serviciul, ca persoane împuternicite, pe bază de contract:
- Supabase: baza de date și autentificarea (Uniunea Europeană, Frankfurt, Germania);
- Hetzner Online GmbH: serverul (Helsinki, Finlanda);
- Resend: trimiterea emailurilor (companie din SUA, trimitere din Irlanda);
- OpenAI: scrie răspunsurile asistentului Whatsapp și site, rezumatele conversațiilor și textele cerute de agenții (companie din SUA); datele trimise prin API nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor;
- Apify Technologies s.r.o.: citește anunțurile publice de pe imobiliare.ro și OLX pentru analiza de piață (Cehia, Uniunea Europeană); se citesc doar datele proprietăților, niciodată numele sau telefonul vânzătorului;
- Netlify: doar serviciul DNS al domeniului; nu primește date personale.
Stripe Payments Europe, Limited (Irlanda) prelucrează plățile, facturile și portalul de plată, iar pentru prevenirea fraudei lucrează și ca operator independent.
Meta și Google, când o agenție își conectează pagina de Facebook, contul de Instagram sau calendarul Google: datele circulă între noi și ei cât este necesar ca legătura să funcționeze.
Contabilul nostru primește datele de facturare. Autoritățile le primesc doar când legea ne obligă. Nu vindem datele.
7. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Unii furnizori sunt companii din SUA (Resend, OpenAI) sau pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. Facem transferuri doar cu garanțiile din capitolul V GDPR: cadrul de protecție a datelor dintre UE și SUA, pentru companiile certificate, sau clauzele standard adoptate de Comisia Europeană. Dacă ne scrieți, vă trimitem o copie a garanțiilor.
9. Facebook, Instagram și Whatsapp
Când un administrator își conectează pagina de Facebook și contul de Instagram prin Facebook Login for Business, Meta ne trimite, pentru paginile alese, identificatorul și numele paginii și al contului de Instagram, precum și o cheie de acces. Contul de Instagram se poate conecta și singur, fără pagină de Facebook, prin Business Login for Instagram; atunci Meta ne trimite identificatorul și numele contului și o cheie de acces valabilă 60 de zile, pe care o reînnoim cât timp contul rămâne conectat. Le folosim ca să publicăm, la cererea agenției, proprietățile noi pe pagina sau pe contul ei. Cheia se păstrează criptat, iar fiecare folosire se înregistrează. Un administrator deconectează pagina sau contul din platformă; oricine poate cere ștergerea prin email.
Pașii pentru ștergerea acestor date sunt pe pagina Ștergerea datelor.
Numărul de Whatsapp al agenției se leagă prin scanarea unui cod QR din aplicația Whatsapp, ca la Whatsapp Web. Legătura rulează pe serverul nostru; mesajele se prelucrează în numele agenției, ca în secțiunea despre datele oamenilor care scriu agențiilor.
Fiecare om din agenție își poate trece în pagina Cont numărul lui de Whatsapp, confirmat cu un cod trimis pe acel telefon. Pe el primește alertele platformei, trimise de pe numărul agenției. Numărul se scoate oricând din aceeași pagină și se șterge odată cu contul.
10. Google Calendar
Platforma folosește calendarul Google în două locuri, doar după ce cineva din agenție își conectează singur contul Google:
- Postările: un administrator conectează contul Google al agenției din Integrări. Platforma vede lista calendarelor (numele, culoarea și dreptul de acces), ca administratorul să aleagă calendarul în care intră postările și calendarele afișate în platformă. În calendarul ales scrie, mută și șterge doar evenimentele postărilor agenției. Pe pagina Postare arată echipei agenției evenimentele din săptămâna aleasă, din calendarele bifate de administrator (titlul, ora și culoarea); un eveniment marcat privat în Google apare doar ca „Ocupat”, fără titlu. Aceeași conectare a administratorului îi leagă și propriul calendar pentru vizionări, cu excepția cazului în care acel calendar este deja pe alt cont Google, ca să nu se conecteze de două ori.
- Vizionările: fiecare om din agenție își poate conecta propriul calendar Google, de pe pagina Vizionări; pentru un administrator, conectarea de aici leagă și calendarul postărilor, în aceleași condiții. Din calendarele lui platforma citește doar orele ocupate, fără titluri și fără detalii, ca asistentul să ofere clienților numai ore libere și ca agentul să vadă ce are deja în ziua aleasă. Scrie, mută și șterge doar evenimentele vizionărilor, care cuprind proprietatea, numele și telefonul clientului, nota agentului și legătura spre vizionare în platformă.
Permisiunile cerute, aceleași pe ambele pagini, sunt: adresa de email a contului Google, lista calendarelor (doar citire), evenimentele (citire și scriere) și, pentru vizionări, orele libere și ocupate. Nu le folosim pentru nimic altceva decât ce scrie mai sus.
Nu copiem și nu păstrăm evenimentele din calendar: săptămâna de pe pagina Postare se citește din Google la fiecare deschidere a paginii, iar orele ocupate se țin cel mult două minute, doar în memoria serverului. Păstrăm doar adresa de email a contului Google, identificatorii calendarelor alese și cheia de acces, criptată.
„Deconectează” din platformă oprește folosirea calendarului acolo și șterge evenimentele scrise de platformă: ale postărilor, respectiv ale vizionărilor care urmează. Accesul la contul Google se retrage când contul nu mai este folosit nici pentru postări, nici pentru vizionări. Accesul se poate opri oricând și din contul Google, la https://myaccount.google.com/permissions.
In English: Secund uses Google Calendar only after a person at the agency connects their own Google account. One sign in serves both uses: an administrator who connects on either page also links the other, unless that side already uses another Google account. It reads the calendar list so the administrator can choose where the agency's scheduled posts go and which calendars are shown; it creates, updates and deletes only its own events (scheduled posts and property viewings); it shows the agency's team the events of the chosen week on the Postare page, read live from Google and never stored; and for viewings it reads only free and busy times, kept in server memory for at most two minutes. It stores only the Google account's email address, the chosen calendar ids and the access token, encrypted. Disconnecting deletes the events it wrote and revokes the access once the account is used neither for posts nor for viewings.
Secund's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
Pe românește: datele primite de la Google le folosim doar ca să facem ce a cerut agenția, nu le vindem, nu le folosim pentru reclame, nu le dăm altora și nu le folosim pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială.
11. Automatizările construite pentru clienți
Pe lângă platformă, construim automatizări la comandă pentru clienți. Ele rulează pe serverul nostru și pot folosi conturi ale clientului, de exemplu Google (Gmail, Drive, Sheets, Calendar), pe care clientul le conectează singur, cu datele lui de acces.
Pentru aceste date clientul este operator, iar noi lucrăm în numele lui. Datele se folosesc doar pentru automatizarea comandată de client. Datele de acces rămân criptate; prin contract, nu le citim și nu le extragem. Clientul oprește accesul oricând, din contul lui, iar la cerere mutăm automatizarea pe serverul lui.
Și pentru aceste automatizări, folosirea datelor primite de la Google respectă cerințele Limited Use de mai sus.
12. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul:
- să aflați ce date avem despre dumneavoastră și să primiți o copie (art. 15 GDPR);
- să cereți corectarea lor (art. 16);
- să cereți ștergerea lor (art. 17);
- să cereți restricționarea prelucrării (art. 18);
- să primiți datele date de dumneavoastră într un format structurat și să cereți transmiterea lor altui operator (art. 20);
- să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul legitim (art. 21);
- să vă retrageți consimțământul, când prelucrarea se bazează pe el.
Scrieți la contact@secund.ro. Răspundem în cel mult o lună; pentru cereri complexe, termenul se poate prelungi cu încă două luni, iar atunci vă anunțăm în prima lună. Putem cere informații ca să vă confirmăm identitatea.
Vă puteți adresa autorității de supraveghere din statul în care locuiți, lucrați sau în care a avut loc presupusa încălcare. În România, aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.
13. Securitatea
Cheile de acces sunt criptate, iar fiecare folosire este înregistrată; datele fiecărei agenții sunt separate în baza de date; conexiunile sunt criptate (HTTPS); serverul acceptă din internet doar trafic web și acces administrativ cu cheie; facem zilnic copii de siguranță; actualizările de securitate se instalează automat.
14. Datele oamenilor care scriu agențiilor
Agențiile folosesc platforma ca să răspundă oamenilor care le scriu pe site sau pe Whatsapp și ca să lucreze cu datele din sistemele lor CRM. Pentru aceste date agenția este operator, iar Secund le prelucrează doar în numele ei, după acordul de prelucrare a datelor. Nota pentru vizitatori, la care trimite fereastra de chat, este la secund.ro/confidentialitate. Dacă ați scris unei agenții, adresați vă agenției; dacă ne scrieți nouă, trimitem cererea agenției.
15. Decizii automate, minori și modificări
Nu luăm, despre utilizatori, decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice. Scorul de calificare al asistentului Whatsapp și site îl calculăm pentru agenții și nu privește utilizatorii platformei.
Platforma este destinată profesioniștilor și nu se adresează persoanelor sub 18 ani.
Actualizăm politica atunci când se schimbă prelucrările. Versiunea în vigoare este la această adresă, cu data ultimei actualizări; despre schimbările importante îi anunțăm pe utilizatori prin email.